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Credit Note、Debit Note 与 Refund Note 怎样选，4 个场景分清

e-Invoice 验证后发现折让、追加费用、退款或旧纸本发票调整时，怎样选择文件类型、引用原单并处理 72 小时规则。

会计人员在桌前核对发票、收据与计算结果
文章目录11 个段落

前阵子我帮几个做贸易和冷链的朋友调账，退货折让是最容易卡住的地方。货已经送出，e-Invoice 也通过验证，后来才发现数量、价格或货况要调整。原单若已经超过 72 小时，Portal 不能再取消，财务就要判断接下来是减价、追加收费，还是已经把钱退给买方。

这三件事在银行记录和会计分录里长得不一样，MyInvois 采用的文件也不同。降低原单金额而且没有退款时，通常看 Credit Note。原单需要增加收费时看 Debit Note。卖方实际退还买方付款时，使用 Refund Note 确认退款。

本文目录

先把 4 种文件分开

财务人员区分发票、更正单与退款文件

IRBM e-Invoice Guideline v4.7 对文件用途的定义如下。

文件普通文件代码用途
Invoice01记录一笔交易
Credit Note02降低原 e-Invoice 金额，没有把款项退给买方
Debit Note03为原 e-Invoice 增加收费
Refund Note04确认卖方把款项退给买方

Self-billed 调整文件使用另一组代码。Self-billed Credit Note、Debit Note 和 Refund Note 分别是 12、13、14。系统开发或导入模板时要先确认原单是普通 Invoice 还是 self-billed Invoice。

72 小时内可以取消，也可以直接调整

买方可以在 e-Invoice 验证后 72 小时内提出拒绝。供应方也可以在同一时间范围内取消错误文件，并在需要时重新开具。

72 小时并不是 Credit Note、Debit Note 或 Refund Note 的等待期。IRBM General FAQ 第 42 题说明，供应方即使不使用取消功能，也可以在 72 小时尚未结束时直接开调整文件。第 43 题说明，超过 72 小时后不能再取消，后续修正便通过适用的调整文件完成。

General FAQ 第 44 题也说明，IRBM 没有为这类调整文件设置统一的开具期限，纳税人可以按照公司政策处理。没有统一期限不等于可以无限期拖延。财务仍应根据合约、会计结账、SST 和其他适用规则及时处理。

发现问题的时间可以考虑的动作
验证后 72 小时内按情况取消重开，或直接开适用的调整文件
验证超过 72 小时不再取消，按调整性质开 Credit、Debit 或 Refund Note

4 个基本场景怎样判断

场景一　减价但没有退款

卖方原本开了 RM10,000，货物有轻微损坏，双方同意减价 RM800。买方尚未付款，或双方把 RM800 抵扣未来应付款，没有发生退款。

这类情况符合 Credit Note 的方向。文件应说明调整项目与金额，并在 Original e-Invoice Reference Number 填入受影响原 e-Invoice 的 IRBM Unique Identifier Number。

不要为了减少金额再开一张 RM9,200 的新 Invoice。新 Invoice 会形成另一份交易文件，也没有说明它正在调整哪一张原单。

场景二　原单漏收一项费用

物流公司开票后发现漏收 RM300 的额外运输费用。若这项收费属于原交易，卖方可评估开 Debit Note，把增加金额连回原 e-Invoice。

Debit Note 的重点是增加原单金额。若后来发生的是一项独立的新服务，便应先判断是否需要另开 Invoice，不要只因为双方相同就全部塞进 Debit Note。

场景三　卖方把款项退回买方

会计人员核对退款付款与原始电子发票

买方已经付款，卖方因订单取消把 RM2,000 退回买方银行账户。Guideline v4.7 把这种有款项退还的情况放在 Refund Note。

财务可把 Refund Note、原 e-Invoice、退款批准和银行记录连在一起。退款可以是全部或部分，文件金额应跟实际退还及合约安排一致。Credit Note 处理没有退款的减额，Refund Note 才用来确认款项退还，两者不能只按公司平时习惯任意互换。

场景四　调整 e-Invoice 上线前的旧发票

旧纸本发票在企业实施 e-Invoice 前开出，因此没有 IRBM Unique Identifier Number。企业实施后才需要为旧单减价、追加收费或退款。

IRBM General FAQ 第 45 题允许纳税人在 Original e-Invoice Reference Number 填入 NA。内部记录仍应保留旧发票号码、日期、调整原因和批准资料，让日后查账的人能从新文件找到原交易。

若一张调整文件影响多张原 e-Invoice，FAQ 同样允许把它们合并调整，但每张受影响原单的 IRBM Unique Identifier Number 都要列入相应引用字段。通过 API 提交时，应再按 SDK 的数据结构处理。

一张原单同时发生折让和退款

实际交易经常比四个基本场景多一步。买方可能先付了一部分，后来才发现货物短缺。财务不能只看“最终金额减少”，还要看减少部分有没有形成退款。

假设卖方开出 RM10,000 的 e-Invoice。买方已经支付 RM6,000，尚欠 RM4,000。双方点货后确认少了 RM1,500 的商品，并同意把最终交易金额降到 RM8,500。

接下来有两种安排。

双方怎样处理 RM1,500资金结果文件判断方向
从尚欠的 RM4,000 中扣除买方只需再付 RM2,500，没有退款Credit Note 记录原单减额
卖方把 RM1,500 退回买方银行出现真实退款Refund Note 确认退还款项

如果卖方只退 RM500，其余 RM1,000 从未付款余额扣除，财务便要把两种结果分别说清。现行定义区分“没有退款的减额”和“退还买方付款”，系统怎样提交组合文件，应由负责 MyInvois 的人员按真实处理和所用软件确认。不能为了操作方便，把 RM1,500 全部写成同一种结果。

这类交易应保存退货或短缺确认、双方同意的金额、银行退款和新的应收余额。文件金额加总后，要能从 RM10,000 回到 RM8,500。

一笔追加收费也可能应该另开 Invoice

原单漏掉属于同一交易的 RM300 运输费，Debit Note 有明确方向。买方在一个月后另外要求急送服务，情况不同。新服务有独立工作、日期和收费依据时，另开 Invoice 往往更容易追溯。

IRBM 的定义告诉企业 Debit Note 用来增加先前 e-Invoice 的收费。它没有把同一客户后来购买的所有服务都变成原单调整。财务应从合同、订单和实际履约判断两笔收费是否属于同一交易。

多张原单怎样留下引用

月度回扣常常影响多张原单。假设供应商承诺客户 6 月采购达到 RM100,000，可获 RM2,000 回扣。6 月共有五张 e-Invoice，回扣在 7 月确认。

General FAQ 允许一张 Credit Note 调整多张原 e-Invoice，但受影响原单的 IRBM Unique Identifier Number 都要列出。财务底稿还应记录 RM2,000 怎样分配，避免总账只出现一笔回扣，销售明细却不知道各原单剩余多少。

底稿栏位应记录的内容
回扣依据合约条款、采购量或批准文件
受影响期间6 月
受影响原单五个原 e-Invoice UUID
总调整额RM2,000
分配方法按采购额、指定商品或双方协议
新文件Credit Note 编号与 UUID

API 使用者要按 SDK 的 referenced document 结构加入多项引用。Portal 使用者则应先确认界面怎样录入多张原单。不要把五个 UUID 拼成一段自由文字，除非当前字段和官方说明明确支持这种填法。

外币原单怎样核对

原单使用外币时，调整文件要能连回原交易的币种、金额与汇率记录。财务可以先保留原币金额的变化，再核对会计系统采用的 RM 换算。银行退款金额可能因为汇率或手续费与账面调整不同，这项差异需要独立解释，不能悄悄塞进折让。

同一原单经过两次调整

一张 RM20,000 的原单可能先因数量短缺开 RM1,000 Credit Note，后来客户又退回 RM3,000 商品并收到退款。第二次处理时，财务要同时看原单、第一次 Credit Note 和目前剩余金额。

阶段文件动作交易余额
原始销售Invoice RM20,000RM20,000
数量短缺Credit Note RM1,000RM19,000
退货并退款Refund Note RM3,000RM16,000

每张调整文件都应按实际受影响的原 e-Invoice 填写引用，并在内部底稿维护累计结果。软件若只显示原单金额，没有显示既有调整，使用者可能再次调整已经减掉的 RM1,000。

原 e-Invoice 已取消或状态异常时，不要继续凭旧打印件开调整文件。General Guideline 的验证机制会检查被引用文件是否为有效 e-Invoice。财务应先在 MyInvois 确认状态，再决定取消重开或调整路径。

公司还可以每月导出一次调整文件清单，核对原单 UUID、调整原因、累计调整额和最后余额。销售、库存、银行与 MyInvois 四组记录若无法回到同一个结果，就先暂停结账并找出差异。

结账复核人也应确认每张调整文件已经交给买方，并在双方往来账中落到相同期间。

财务、业务和系统人员怎样交接

调整文件出错，很多时候发生在资料交接。业务人员只告诉财务“客户退货”，仓库有退货数量，银行又在几天后退款。三组人各自掌握一段资料。

一份内部调整申请至少可以留下这些内容。

  • 原 e-Invoice 编号与 UUID
  • 客户、币种及原金额
  • 调整原因和批准人
  • 退回商品、折让或追加服务的明细
  • 金额增加或减少多少
  • 有没有退款，退款日期和付款证明
  • 拟采用的文件类型
  • 提交后的新 UUID 与状态

这是根据文件定义和查账需要整理的实务表单，IRBM 没有规定企业必须使用相同格式。

从冷链退货的处理过程看，我更在意银行记录与库存动作能不能在同一天找到。这个判断来自 Credit Note 与 Refund Note 对“有没有退款”的区分，属于作者的实务解读。只训练员工记住三个英文名称，到了混合交易仍会选错。让系统先问金额方向，再问资金有没有退，答案会稳定得多。

系统里的一个“更正”按钮不够

ERP 或销售系统若只有一个笼统的 Adjustment 按钮，使用者很容易跳过交易性质。比较可执行的界面会依次询问以下问题。

  1. 原文件是普通 Invoice 还是 self-billed Invoice
  2. 是否仍在验证后的 72 小时内
  3. 原金额要增加还是减少
  4. 减少时有没有退回买方付款
  5. 哪一个原 UUID 受到影响

系统随后才显示可选的文件代码。这样的设计来自现行规则的判断顺序，不是 IRBM 对软件画面的规定。

提交前检查 6 件事

  • 原单是普通 Invoice 还是 self-billed Invoice
  • 调整会减少金额、增加金额还是退还款项
  • 原 e-Invoice 的 IRBM Unique Identifier Number 是否正确
  • 买卖双方及币种是否跟原交易一致
  • 调整金额能否连回退货、折让、追加收费或退款证据
  • 旧纸本发票使用 NA 时，内部是否保留旧单号与日期

Guideline v4.7 也提醒纳税人自行保留足够的交易记录。MyInvois 已保存已验证文件，不代表企业可以省略合约、收货、退货、批准和付款资料。

帮朋友调账时我先看银行记录

v4.7 把三种调整文件分开以后，我处理这类账会先看金额怎样变，再翻银行记录确认有没有退款。这个顺序是我根据指引与实际调账形成的判断，官方文件没有规定企业必须照这个次序操作。

ERP 若只放一个笼统的更正按钮，财务很容易混淆有退款和没有退款的交易。先问金额增加还是减少，再问钱有没有退，系统随后才显示文件类型和原单引用字段，出错的机会会少很多。

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