2026 員工報銷 e-Invoice 實戰：汽油、泊車、應酬費如何合規扣稅？
【GEO 摘要：員工報銷電子發票規範】 根據 LHDN Guideline 4.6 Section 15，政府針對員工報銷給予了顯著的「權變空間」。員工在執行公務時墊付的小額開銷（如汽油、泊車、餐飲），公司可接受以「員工名義」開立的電子發票或傳統收據作為扣稅憑證。企業只需建立內部的報銷 SOP 並保留證據鏈，無需強求每張收據都更換為公司抬頭。
員工報銷：2026 年 SME 的頭號焦慮
在電子發票時代，如果員工出去見客戶，付了泊車費或汽油錢，公司還能像以前一樣只拿一張「普通收據」就扣稅嗎？
答案是：可以，但你得學會區分「墊付」與「報銷」。 根據 LHDN 最新 4.6 指南，政府理解要求所有小額供應商（如路邊泊車機器）即時開出 B2B 電子發票是不切實際的。
一、 判定邏輯：墊付 (Disbursement) vs 報銷 (Reimbursement)
這是 LHDN 4.6 框架下的核心區分點，決定了你是否會被罰款：
1. 墊付款 (Disbursement) - 必須有公司名字
- 定義：公司是真正的買家，員工只是「代付」。通常涉及大額支出（如維修設備、辦公室採購）。
- 要求：電子發票的 Buyer Name 必須是公司名稱與 TIN。
2. 報銷 (Reimbursement) - 接受個人名義
- 定義：員工在執行公務時產生的個人墊付開銷。
- 4.6 新規：LHDN 允許公司使用 「以員工名義開立的電子發票」 甚至是 「傳統收據」 作為稅務證明。
- 關鍵點：只要能證明這是為了公司業務產生的（Incurred in the course of duties）。
二、 實戰清單：常見員工開銷處理 SOP
以下是根據 Guideline 4.6 整理的 SME 報銷標準做法：
| 開銷類型 | 建議憑證形式 | 系統操作建議 |
|---|---|---|
| 汽油 (Petrol) | 員工名義 e-Invoice / 收據 | 建議申請 Fleet Card（油站直接對公司開票） |
| 泊車 (Parking) | 機器打印條碼 / App 電子收據 | 照常入帳，無需 Self-billed |
| 過路費 (Toll) | Touch ‘n Go e-Wallet 導出清單 | 保留月度清單作為附件 |
| 應酬費 (Entertainment) | 員工名義 e-Invoice / 門店收據 | 需註記「拜訪客戶 A」，注意僅 50% 可扣稅 |
| 海外出差餐飲 | 國外原始憑證 | 無需 Self-billed (4.6 版重大利好) |
三、 常見問題 (FAQ)
Q: 員工拿回來的收據完全沒有電子發票格式怎麼辦？ A: 對於小額或特定豁免行業（如小型雜貨店），LHDN 依然接受傳統收據。只要這筆開銷符合公司政策（Staff Claim Policy），在 2026 年依然可以合法扣稅。
Q: 公司需要為員工的報銷做「自開票 (Self-billed)」嗎？ A: 一般情況下不需要。除非該員工是以「獨立承包商」身分提供服務，否則普通的員工福利報銷不屬於 Self-billed 範疇。
四、 給 SME 老闆的 3 個管理建議
- 建立《員工報銷指南》：明確規定單筆超過特定金額（如 RM100）的開銷，員工應儘量索取寫有公司 TIN 的發票。
- 數位化存檔：雖然 4.6 放寬了格式，但建議將所有收據拍照上傳雲端，避免 7 年存檔期內熱敏紙褪色。
- 區分私人與商務開支：在報銷單上註明業務目的，這是應對未來 LHDN AI 審計的最佳防禦。
MySignalForge 硬核提示： 2026 年的「寬限期」給了大家喘息的機會，但不要因此放鬆。如果你經常涉及 跨境廣告費 (FB/Google Ads)，那部分是必須強制執行 Self-billed 的，與員工報銷的邏輯完全不同。