2026 实物进口 K1 报关单与 Self-billed e-Invoice 完整指南

专题指南提示 本文為 2026 馬來西亞 LHDN 電子發票 (e-Invoice) 終極指南的實物進口與關稅局 K1 報關 (Import of Goods) 專題 Cluster 實務文章。如需瞭解大馬電子發票實施時間表、豁免門檻與整體合規藍圖，請先參考核心總覽主篇。

海外供應商開出的 Commercial Invoice、RMCD 清關文件和 IRBM 的 Self-billed e-Invoice 分屬不同環節。拿到 K1 報關單並完成清關，不代表 Self-billed 的工作也一併完成。

IRBM e-Invoice Specific Guideline v4.8 第 10.4 節說明，外國賣方向馬來西亞買方提供貨物時，馬來西亞買方須開具 Self-billed e-Invoice 記錄有關支出。實務上還要把商業發票、K1 參考資料和放行日期放進同一套對帳記錄，財務人員才看得出哪一票貨仍未處理。

整理了實物進口現場最常撞牆的 3 個卡關狀況，看看你家報關和會計對帳流程有沒有踩雷。

以下情境中的金额、税率与汇率换算只作计算演示。实际海关申报请按现行 Customs Act 1967 和专业意见确认。

K1 与 Self-billed 各自记录什么

进口商比较 K1 报关单与 Self-billed 电子发票

實物進口會同時留下海關與 e-Invoice 兩組資料。即使兩套文件由不同流程產生，企業內部仍應建立可以互相追溯的憑證鏈。

[海外供應商發貨 Commercial Invoice] ───▶ [海關清關生成 K1 報關單 (RMCD)] ───▶ [海關放行 Release]
                                                                                │
                                                                                ▼
                                                                [開立 Self-billed e-Invoice (LHDN)]
                                                                [強制填入 Customs Declaration Ref]

1. K1 報關單（Borang Kastam No. 1）

主管机关　马来西亚关税局（RMCD）负责的进口清关文件。
主要用途　记录货物进口申报，并支持进口税（Import Duty）与进口销售税的海关处理。

2. 進口自開票（Self-billed e-Invoice）

主管机关　马来西亚内陆税收局（LHDN）负责的 e-Invoice 文件。
主要用途　IRBM 指南把通过验证的 self-billed e-Invoice 视为马来西亚买方的支出证明。企业仍要连同外国供应商 invoice、bill 或 receipt 和进口支持文件一起保存。

马来西亚海关把 Customs Form No. 1 用于进口货物申报。海关的 Import Procedure 页面也把进口程序、海关代理和有关指南放在同一入口。企业应向自己的货代或报关代理取得本次真实申报资料，不能拿另一票货的 K1 样本代替。

一票进口货怎样走完整流程

一票进口货从清关到 Self-billed 开票的文件流程

以下采用假设金额演示。槟城一家零件商向中国供应商采购机器部件。供应商在 1 月 15 日开出 USD20,000 Commercial Invoice。公司在 1 月 20 日支付一半订金，货物于 2 月抵达巴生港，海关在 2 月 3 日完成放行。货代随后交来 K1、海关付款资料和自己的服务 e-Invoice。

财务可以把流程拆成六步。

建立采购记录，保存订单、合同和外国供应商 Commercial Invoice
保存订金与尾款记录，标出对应的供应商文件
取得 K1 参考、海关放行日期和适用税费资料
把外国供应商资料带入 self-billed 工作底稿
以 2 月放行为基准，计算最迟在 4 月底开具
保存 validated self-billed UUID，并与货代服务 e-Invoice 分开归档

文件	谁产生	在这票货中回答什么
Purchase Order	马来西亚买方	公司批准采购什么
Commercial Invoice	外国供应商	对方向公司出售什么及交易金额
K1 与海关资料	进口申报流程	哪批货申报进口、何时放行及海关处理
货代 e-Invoice	货代	货代自己的服务费与适当列示项目
Self-billed e-Invoice	马来西亚买方	按 MyInvois 记录外国供应商提供的货物
付款资料	银行或付款平台	公司何时向谁支付多少

一套文件的作用不能替代另一套。K1 完成以后，仍要做 self-billed。Self-billed 验证以后，采购订单、外国 Commercial Invoice 和海关资料也不能丢。

3 个常见进口卡关情况

状况一　清关时间点与自开票截止日

现场问题　海外供应商在 1 月 15 日开具 Commercial Invoice，货物在 1 月 28 日抵达巴生港，关税局在 2 月 3 日完成查验和放行。会计不知道应该按 1 月还是 2 月计算。
规则处理　Specific Guideline v4.8 第 10.4.8 节要求实物进口最迟在取得海关放行月份之后第二个月的月底开具 self-billed e-Invoice。本例在 2 月 3 日取得放行，最迟处理日为 4 月 30 日。

把這一票貨直接放進工作底稿

打開 K1 Import Self-billed Working Template，填入 K1 參考編號和海關放行日期，工具會算出最遲處理日，並把供應商、商業發票、內部匯率與海關稅費整理成可列印的核對記錄。它不會生成 RMCD 官方 K1 表，也不會替你提交 MyInvois。

状况二　海外供应商资料与 K1 参考没有对上

现场问题　在 MyInvois Portal 或 ERP 填报 self-billed 时，外国卖家的 TIN、注册编号和地址不完整，会计也没有留下可以回查 K1 的内部参考。
Supplier TIN　外国供应商有提供 TIN 时，应按实际资料填写。没有可用 TIN 时，Specific Guideline v4.8 Table 10.1 指示马来西亚买方使用通用 TIN EI00000000030。
其他供应商资料　注册或识别编号没有提供时可填 NA。MSIC 不适用、无法取得或没有提供时可填 00000。K1 编号应按企业文件和系统设计留下可追溯参考，正式提交栏位仍要按当前 MyInvois schema 和所用软件确认。

状况三　货代公司垫付款与报销混淆

现场问题　货代公司替进口商支付 RMCD 的进口 SST 和海关规费 RM12,000，随后向进口商请款。进口商会计不清楚原始单据开给谁，也不知道怎样拆分。
实务处理　先看原始单据抬头、货代与进口商的合同安排，再区分代垫海关款项和货代自己的服务费。代垫项目应保留 K1 与 RMCD 收据，服务费按货代实际提供的服务处理。具体 e-Invoice 路径仍要按真实交易关系确认。

K1 与进口 Self-billed 对照

比較維度	海關 K1 報關單 (Borang Kastam 1)	進口 Self-billed e-Invoice
主管機關	馬來西亞關稅局 (RMCD)	馬來西亞稅務局 (LHDN)
處理時間	依 RMCD 清關流程	取得海關放行月份之後第二個月月底
關鍵資料	K1 參考、放行日期、完稅價格與海關款項	外國供應商資料、交易明細與適用的通用代碼
匯率處理	按適用的 RMCD 規則	進口貨物 Self-billed 可採企業內部匯率
文件作用	支持進口與海關處理	通過驗證後作為馬來西亞買方的支出證明

货代垫付怎样拆开

货代账单最容易让财务误判，因为一张请款可能同时出现海关款项、港口费用、运输费和货代服务费。v4.8 第 5 节对 disbursement（代垫款）与 reimbursement（费用补偿）采用具体交易关系判断。

先看第三方原始文件开给谁。

原始安排	财务重点
第三方文件开给进口商，货代只代付	保存第三方文件、货代付款证明和进口商偿还记录
第三方文件开给货代，货代再向进口商收回	货代应按第 5.6 节路径，在自己的 e-Invoice 适当分列服务费与代收项目
货代收取自己的清关、运输或文件服务费	由货代按真实服务开 e-Invoice
海关税费通过货代支付	保存 K1、海关付款与货代结算，确认付款归属

假设货代向进口商请款 RM14,500，其中 RM12,000 是海关税费与规费，RM2,500 是清关和运输服务。财务不要把 RM14,500 全部写成外国供应商货物成本，也不要全部塞进货代服务费。

先把 RM12,000 连回 K1 和原始付款，再把 RM2,500 连回货代的服务 e-Invoice。两项如何计入存货成本和费用，需要按会计政策处理。本文只说明文件关系。

从这套交接可以得到一个实务判断。进口 self-billed 的截止日由海关放行月份推动，可是财务最常等待的资料往往在货代手上。企业若等到月末才追 K1，问题会在开票期限前才暴露。把“交 K1 给财务”写进货代服务交付，比单纯提醒会计记日期更有效。这个判断是根据第 10.4.8 节与实际文件流作出的推论。

K1 金额为什么不一定等于商业发票

外国供应商的交易金额、海关估价、进口税费和公司入账金额回答不同问题。它们出现差异，不应先假定其中一个一定错误。

常见差异包括运费与保险、海关估价调整、赠品申报价值、汇率、分批出货和后续折扣。MyInvois 处理外国供应商交易时，应根据外国供应商最终文件与 v4.8 的字段要求记录。海关申报仍按 RMCD 的规则完成。

假设外国供应商最终 invoice 是 USD20,000，K1 的海关价值换算为 RM96,000，公司内部汇率换算出的采购金额为 RM94,000。财务需要保留三条计算。

外国供应商 invoice 怎样得到 USD20,000
K1 怎样得到 RM96,000
公司内部汇率怎样得到 RM94,000

Specific Guideline v4.8 第 13.4 节允许进口货物 self-billed 采用企业内部汇率。企业应保存一致的内部政策和本次汇率来源。海关价值不能自动复制到 self-billed，也不能因为两者不同便删掉差异记录。

赠品更要看外国供应商最终 invoice。LHDN 的公开问答说明，进口赠品在 e-Invoice 处理上采用外国供应商最终 invoice 所列的实际交易价值。海关可能仍要求申报价值，这是另一项海关处理。企业遇到高价值赠品或关联方进口，应该让海关代理和税务人员一起确认。

进口商每周怎样对账

建立 K1 放行追踪清单　要求 Forwarding Agent 每周提交已清关货物的 K1 PDF 与放行资料。财务以海关放行日期作为开立 self-billed 的时间基准。
核对汇率与进货成本　K1 上的海关价格和 self-billed 换算资料应分开核对。Specific Guideline v4.8 第 13.4 节允许进口货物 self-billed 采用企业内部汇率。企业仍应保留本次汇率来源与会计处理记录。
区分代付规费与货代服务费　收到货代 Invoice 时，把代付海关税款和货代自己的清关服务费分开。服务费部分向货代取得适用 e-Invoice，代付海关税款则连回原始 K1 与付款资料。

每周清单最好再加上这些栏位。

栏位	谁提供
Purchase Order	采购
外国 supplier invoice	采购或供应商
船期与到港资料	物流
K1 参考与放行日期	货代
海关税费	货代或财务
Self-billed 最迟日期	财务
UUID 与验证状态	财务或系统
差异说明	采购、货代与财务共同处理

企业通过 API 或 ERP 提交时，还应检查系统有没有保存 Customs Form reference。General Guideline v4.7 Appendix 2 把进口货物的 Customs Form No. 1、No. 9 等参考列为附加资料。内部工作底稿可以先记录 K1 编号，正式 XML 或 JSON 则按当前 SDK 和软件字段映射。提交成功后，再抽查 visual representation 与原始数据是否仍能找到这项参考。

文件保存与专业确认边界

企业不应把 MyInvois Portal 当作唯一档案。每票进口至少保存采购批准、外国商业发票、付款、K1 与海关资料、货代文件、汇率记录和 validated self-billed。保存年限和形式应按所得税、海关、公司及其他适用法律确认。

货物分类、海关估价、原产地、进口许可和 SST 属于海关或税务专业判断。本文提供的演算不能代替报关代理、会计师或税务师的意见。

做实物进口的企业，可以检查电子发票系统能否保留 K1 参考、放行日期和外国供应商资料。每次拿到 K1 后，把这票货放进 K1 进口 Self-billed 工作底稿，会计就能从放行月份继续追到处理结果。

2026 实物进口 K1 报关单与 Self-billed e-Invoice 完整指南

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