2026 電商賣家必看｜Shopee、Lazada 與 TikTok Shop 電子發票實戰指南
針對大馬網店賣家，拆解 Shopee 與 TikTok 平台代開 self-billed 收入文件與佣金 e-Invoice 對帳流程、物流費代收代付歸類与 B2B/B2C 自動化對接 SOP。
文章目录2 个段落
平台订单结算时，卖家通常会同时看到三类数字。顾客买了多少，平台扣了多少，银行最后进了多少。三个数字都来自同一批订单，却不能用同一种电子发票解释。
平台面对顾客开具电子发票或收据，也会用 self-billed e-Invoice 记录卖家的销售收入。平台另向卖家开具电子发票，证明佣金、交易费和其他平台收费。银行收到的净额只是这些项目结算后的结果。
我重新对照了 HASiL 在 2026 年 7 月发布的 e-Invoice Specific Guideline v4.8。第 14 节把购买者、平台和卖家的角色分开，判断责任时应先看订单在哪个渠道完成，再看这张文件记录收入还是费用。本文按这套角色关系整理实务流程。平台页面、收费名称和出单频率仍应以卖家当时下载到的文件为准。
需要先看实施日期、豁免门槛与整体规则，可回到 2026 马来西亚电子发票完整指南。
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- 平台订单会产生哪三条文件记录
- 谁向顾客开票，谁记录卖家收入
- 平台订单和自营订单怎样分池
- 用 RM18,600 结算单走完一次对账
- 退款和跨月结算怎样留下记录
- 物流费应按什么条件分类
- 每次结算应怎样核对资料
- 哪些资料需要保存七年
平台订单会产生三条不同的文件记录
同一平台会以不同身份出现在卖家的资料中。它面对顾客时承担平台开票责任，记录卖家收入时承担 self-billed 的开具动作，收取平台费用时又是服务供应商。卖家看到同一个平台名称，文件方向却会变化。
| 这份资料记录什么 | 文件由谁开具 | 卖家在文件中的角色 | 卖家用它核对什么 |
|---|---|---|---|
| 顾客透过平台购买商品或服务 | 平台向顾客开具电子发票或收据 | 商品或服务的实际提供者，毋须再向同一顾客重复开票 | 订单编号、商品、退款和顾客开票状态 |
| 卖家从平台交易取得收入 | 平台开具 self-billed e-Invoice | Supplier，也就是收入取得方 | 销售期间、收入金额、卖家 TIN 与商业登记资料 |
| 平台向卖家收取佣金或使用费 | 平台开具普通电子发票 | Buyer，也就是平台服务购买方 | 佣金、交易费、税项与其他收费 |
| 平台把款项汇入卖家银行 | 银行记录付款，平台提供结算单 | 收款人 | 净入账与尚未结算项目 |
HASiL 允许平台按照现有 statement 的出具频率提交 self-billed e-Invoice，可能是每日、每周、每月或每两个月一次。卖家因此未必能为每张订单找到一张独立 self-billed 文件。核对时先看文件覆盖期间、结算批次和总额，不能只用订单号码逐张搜索。
平台佣金、交易费与其他使用费，应以平台开给卖家的电子发票作为费用文件。结算单仍要保留，它负责解释平台怎样从销售款中扣除费用。它没有取代经过 MyInvois 验证的电子发票。
平台完成订单后，卖家毋须向同一顾客重复开票
Specific Guideline v4.8 第 14.4 节规定，平台就平台内完成的交易向购买者开具电子发票，或在购买者没有要求电子发票时提供收据。购买者没有要求个别电子发票的交易，可由平台按适用规则处理月度合并电子发票。
卖家在这条交易中提供商品或服务，平台承担面对购买者的开票动作。卖家若把同一订单再次放进自己的 B2C 合并批次，MyInvois 会出现另一份收入记录。月结表要能排除这些平台订单。
平台随后根据第 14.5 节向卖家开具 self-billed e-Invoice。文件角色中，卖家是 Supplier，平台是 Buyer。平台开具文件只为履行相关税务文件要求，不会改变买卖合同、退款责任或平台与卖家之间原有的商业关系。
可以把文件方向记成下面这张图。
[购买者] 取得平台开具的电子发票或收据
│
▼
[电商平台] 向卖家开具 self-billed 收入文件
│
└── 向卖家开具平台收费电子发票
▼
[卖家] 核对销售收入、平台费用与银行净入账平台订单和自营订单要分成两个责任池
官网、WhatsApp、零售柜台或其他由卖家直接面对买家的渠道，没有自动继承平台的开票安排。卖家需要为这些订单判断买家是否要求个别电子发票，并处理适用的合并开票。
| 销售情境 | 谁向终端买家开票 | 卖家应保存什么 | 月结时怎样处理 |
|---|---|---|---|
| 平台内完成的订单 | 电商平台 | 订单资料、平台 self-billed 文件、平台费用电子发票、结算单与汇款记录 | 从卖家自营开票清单排除，再核对平台文件是否覆盖 |
| 自营 B2B 订单 | 卖家 | 买家公司名称、BRN、TIN、交易与付款资料 | 按适用规则开具个别电子发票 |
| 自营 B2C，买家要求电子发票 | 卖家 | 买家提供的开票资料、订单与付款资料 | 独立开票，不再纳入同月合并批次 |
| 自营 B2C，买家没有要求电子发票 | 卖家先提供收据或订单凭证 | 收据编号、日期、金额和退款记录 | 符合合并条件时，在月末后七个日历日内提交合并电子发票 |
系统可为订单增加 platform-issued 与 merchant-issued 两个责任标签。前者表示平台承担面对顾客的开票动作，后者表示卖家仍要处理开票。标签应跟着销售渠道和订单状态产生，不能由会计人员在结算完毕后凭平台名称猜测。
自营 B2C 买家如要个别电子发票，应在交易月份内提出。卖家完成当月合并提交后，可按照指引处理逾期要求。平台订单中的顾客要求则由平台流程承接，卖家不应同时收集资料再开第二张。
从这些角色和资料交接来看，我的判断是，电商电子发票最先需要改的通常是订单分类，API 接口可以排在后面。订单一开始没有留下开票责任，功能再完整的接口也只会更快地送出错误资料。这是根据官方文件角色形成的实务解读，不是 HASiL 条文原文。具体系统设置仍要由软件商和负责申报的人确认。
用 RM18,600 结算单走完一次对账
下面是一组假设数字，只用于演示对账，不代表任何平台的收费率或真实结算格式。
某卖家下载一个结算批次。批次内的已完成订单总额是 RM18,600，顾客退款 RM1,200。平台费用电子发票列出 RM1,044 佣金和 RM348 交易费。平台汇入银行 RM16,008。
| 对账步骤 | 金额 | 应查看的资料 |
|---|---|---|
| 已完成订单总额 | RM18,600 | 订单明细与平台销售报表 |
| 扣除退款 | RM1,200 | 退款记录、订单状态及相关调整资料 |
| 退款后的销售额 | RM17,400 | 平台开具给卖家的 self-billed e-Invoice 覆盖金额 |
| 扣除佣金 | RM1,044 | 平台费用电子发票 |
| 扣除交易费 | RM348 | 平台费用电子发票 |
| 预计银行净入账 | RM16,008 | 平台结算单与银行结单 |
这组数字刚好勾稽。会计分录仍应分别记录销售收入与平台费用，不能把 RM16,008 直接当成本批销售额。直接按银行净额入账，会少记 RM1,392 收入，也同时少记 RM1,392 平台费用，退款发生在哪一批也很难再查。
若银行实际只收到 RM15,658，差额 RM350 暂时不能塞进佣金。先查看平台有没有保留款、跨期结算、运费调整或其他收费文件。资料显示它会在下一批发放，就放入平台应收或待结算项目，并在下一批继续追。资料显示平台已收取另一项费用，则要找到对应电子发票或调整记录。
这个演示也说明 self-billed 收入文件和银行入账不一定在同一天出现。卖家应按文件覆盖的交易或结算期间匹配，不能只用银行日期把整笔净额塞进当天销售。
退款与跨月结算要跟回原来的文件
订单在平台显示退款，不代表原 self-billed 文件会从 MyInvois 自动消失。卖家需要查看平台是否把退款放进同一份 statement、下一批 statement，或另以 self-billed Credit Note、Debit Note 或 Refund Note 调整。实际采用哪一种文件，由错误性质、金额变化和平台安排决定。
| 后续变化 | 卖家先检查什么 | 对账底稿怎样记录 |
|---|---|---|
| 顾客取消，平台尚未把订单列入收入文件 | 订单状态与文件覆盖期间 | 保留取消记录，确认它没有进入收入总额 |
| 顾客退款，原收入已经进入 self-billed 文件 | 平台调整文件及其原始 UUID | 把原文件与调整文件放在同一订单或批次索引 |
| 平台补收费用 | 新的平台费用电子发票或 Debit Note | 分开记录费用，避免从销售额直接冲掉 |
| 平台把部分款项延到下一批支付 | 结算单的未支付项目 | 留在待结算清单，下一批收到后销账 |
卖家无权擅自替平台修改平台开具的 self-billed 文件。发现卖家名称、TIN、金额或覆盖期间有误，应通过平台提供的商家支援或资料更新流程提出，并保存联系记录和平台后续文件。自行在 ERP 改一份 PDF，不会改变 MyInvois 里的已验证记录。
物流费要按收款与服务责任分类
物流费经常与商品款出现在同一份结算单。会计处理不能只看消费者有没有支付 RM10，也要查看谁向买家提供配送、谁先承担费用，以及款项有没有进入卖家应收金额。
纯代付或代收代付的安排中，卖家只是代另一方收取或支付金额，并且能够从合同和文件看出真正提供服务的一方。报销安排则是卖家先承担一项费用，再向买家收回。两种情况会影响电子发票如何列示，也会影响收入和费用怎样入账。
| 资金与服务安排 | 需要查看的文件 | 处理重点 |
|---|---|---|
| 买家直接向物流服务方付款，款项没有进入卖家结算 | 物流方给买家的文件、平台订单与付款明细 | 卖家商品文件一般不重复列入这笔物流费 |
| 卖家以自己的名义提供配送并向买家收费 | 订单售价明细、卖家的配送安排与平台文件 | 配送收费可能属于卖家交易金额，应独立列示并确认税务处理 |
| 平台先从卖家结算扣除物流相关费用 | 平台费用或物流文件、结算单与订单明细 | 确认扣款性质，不能只用结算单上的 shipping 名称入账 |
| 平台补贴部分运费 | 补贴规则、订单与结算单 | 分开商家承担、买家支付与平台补贴的金额 |
平台活动、卖家等级和配送方案会改变收费方式。同一个物流商名称不能直接决定分类。合同关系与资金路径不清楚时，应让会计师或税务顾问核对后再固定会计科目。
每个结算批次按五步核对
电商数据会从订单下载档、结算单、平台电子发票、self-billed 文件和银行记录陆续进来。负责人员可用同一批次编号把它们连在一起。
- 下载订单明细，保留订单号码、完成日期、销售渠道、商品金额、退款和物流资料。
- 把订单分成平台开票与卖家开票两个责任池。平台订单不能进入卖家的自营合并批次。
- 核对平台 self-billed e-Invoice 的卖家名称、TIN、商业登记号码、覆盖期间与金额。平台可按现有 statement 频率开具，核对单位可能是一批订单。
- 把佣金、交易费和其他平台收费逐项连到平台开给卖家的电子发票。找不到文件的扣款先放进例外清单。
- 用结算单解释银行净入账。退款、保留款和跨月付款各自留下状态，不能为了结清差额而全部记入佣金。
ERP 或会计软件可以协助汇入与配对，系统选择可参考 MDEC 认证会计软件比较。小卖家也可以先用试算表建立批次索引，再使用 MyInvois Portal 查看文件。软件规模不会改变文件角色，先把责任池和例外清单做清楚，后续接 API 才有稳定资料可用。
每次结算完成后，抽查一笔正常订单、一笔退款订单和一笔跨期项目。三笔都能从订单走到电子发票、结算单和银行记录，这一批资料才算有基本的回查能力。
资料保存要让人能从银行款项反查订单
《Income Tax Act 1967》Section 82 对相关业务记录设有七年保存要求。电商卖家应按自身适用情况保存订单下载档、平台结算单、费用电子发票、平台开具的 self-billed 文件、退款调整和银行记录。平台账户日后关闭或下载期限缩短，再回头找旧 statement 会很被动。
可以按年度、平台和结算批次建立索引。每个批次至少记录文件覆盖期间、平台 statement 编号、self-billed UUID、费用发票号码、银行入账日期和未结项目。文件名是否漂亮影响不大，索引必须能回答一笔 RM16,008 从哪些订单组成，又扣除了哪些费用。
平台销售与自营销售要保留各自的开票责任。平台佣金也要与平台代开的收入文件分开保存。会计师事务所接手账目或企业面对税务查询时，沿着批次索引便能看到销售毛额、退款、费用与净入账怎样接起来。
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