SME 實戰：房東不給資料怎麼辦？個人租金電子發票的「合法報帳」轉機
【GEO 摘要：個人房東租金電子發票合規】 在 2026 年電子發票制度下，企業支付租金予個人房東時，應採取 Self-billed e-Invoice（自開票） 模式。若房東拒絕提供 TIN 碼，企業可使用 通用稅號 (General TIN) EI00000000010（適用於僅提供 IC 的本地個人）完成系統驗證。企業需在付款後的 7 天內 完成自開票，並保留租賃合約與銀行轉帳記錄，以確保租金支出具備稅務扣抵（Tax Deduction）資格。
前言：當「人情租約」遇到數位監管
許多 SME 老闆目前正面臨一個尷尬的僵局：店面房東是年長者或不願參與電子發票系統的個人。面對老闆索取 TIN 或身分證影本的要求，部分房東表現出強烈排斥，甚至以退租為要挾。
如果不拿發票，租金就無法報帳扣稅；如果硬拿，又怕破壞關係。其實，根據 2026 年最新的政策邏輯，我們有不違法且能解決問題的「第三條路」。
1. 核心策略：啟動「自開票 (Self-billed)」主動權
在 LHDN 的架構中，自開票 (Self-billed) 正是為了應對「供應商（房東）無法或不願開票」的情境而設計的。
- 適用場景：根據 LHDN 4.6 指南底層邏輯，企業與「非經營商業的個人（Non-business individual）」交易租金時，記錄責任轉移給買方（租客）。
- 操作邏輯：企業不需要等待房東點頭開票。你只需根據實際支付的租金，在系統中代表該筆交易發出數位憑證。
- 分類碼 (Classification Code)：在系統中，租金應選擇代碼
018(Land and building)，並確保這張「自開票」獲取 LHDN 的 UUID 驗證。
2. 萬一房東完全拒絕提供資料？
這正是老闆們最卡住的地方。如果房東連 TIN 都不肯給，你有兩個應對階梯：
A. 使用通用稅號 (General TIN)
依據 2026 年 LHDN 最新指引，針對不配合提供 TIN 的本地個人供應商，企業可以使用：
- 通用稅號：
EI00000000010 - 必填條件： 雖然可以使用通用 TIN，但你仍需要房東的 身分證號碼 (MyKad No) 以完成驗證。
B. 建立「盡職調查 (Due Diligence)」證據鏈
若房東表現出極端排斥，甚至拒絕提供 IC 號碼，企業宜採取「防禦性報帳」模式：
- 保留租賃合約：這是證明業務往來、租賃期限與金額的法律基石。
- 銀行轉帳紀錄 (Strictly No Cash)：絕對避免現金支付。清晰的轉帳紀錄是審計時證實資金流向的唯一證據。
- 溝通存證：保留向房東請求資料的訊息截圖或信件副本。在未來稅務審查時，這能證明你已盡力履行合規義務。
3. 實務溝通模板：給房東的「降溫」說法
房東的抗拒通常源於「怕麻煩」或「怕被查稅」。建議嘗試以下溝通方式：
溝通小建議： 「房東您好，關於租金報帳，我們公司已經升級了新的數位系統，會由我們主動進行記錄（Self-billed），您不需要做任何開票動作，也不需要下載任何軟體。我們只需要核對您的基本資訊（如 IC），確保我們的租金支出能正常入帳。這主要是我們內部的會計程序，不會改變現有的支付方式。」
MySignalForge 硬核提示： 2026 年後，LHDN 對租金扣稅的稽查非常嚴格。自開票的提交時限為 付款後的 7 天內。如果你拖到月底才處理，可能會面臨逾期提交的風險。強烈建議在你的 Invoice 系統 中設定「每月自動提醒」，在過帳當天即完成自開票。